Von John Leigh, PAC UK

Das Hightech-Unternehmen Atos plant Medienberichten zufolge die Einführung einer unternehmensweiten “Zero E-Mail”-Politik, die es den Angestellten künftig untersagt, interne E-Mails zu versenden. Wie der CEO des französischen IT-Unternehmens, Thierry Breton, erklärte, seien nur 10 Prozent der 200 E-Mails, die jeder Angestellte im Schnitt pro Tag erhalte, wirklich nützlich. Allein 18 Prozent der elektonischen Post seien Spam. Daher hoffe er, die Firma könne innerhalb von 18 Monaten alle internen E-Mails abschaffen und die 74.000 Angestellten zwingen, per Instant Messaging und über eine Facebook-ähnliche Plattform zu kommunizieren.

Was ist dran am Zero E-Mail Konzept? Ist es tätsächlich geeignet, die Mitarbeiter-Produktivität zu sichern und welche Alternativen gibt es?

PAC ist der Meinung, dass E-Mails in der Tat negative Auswirkungen auf die Produktivität der Angestellten haben können. Einige Nachrichten sind natürlich wichtig, nützlich und informativ. Aber wir wissen alle, dass viele davon pure Zeitverschwendung sind. Ist es also eine gute Idee, E-Mails komplett abzuschaffen und eine Reihe alternativer Kanäle einzuführen?
Unserer Einschätzung nach wird Bretons Initiative, einen Kanal – E-Mails – gegen einen anderen – IMS – auszutauschen – nicht ausreichen. Wenn man glaubt, E-Mails seien nervig, kann man sich vorstellen, wie es ist, von seinem Chef alle 30 Sekunden ein IMS zu erhalten? Sehen wir uns das Problem einmal genauer an.
Wir erhalten viele, für uns unwichtige E-Mails. Hier einige Beispiele:

1. Die Verteiler sind zu weit gefasst und werden zu häufig benutzt (z.B. 'alle Vertrieb' oder 'alle Engineering').
2. Leute leiten E-Mails weiter, die jeder bereits erhalten hat.
3. E-Mails werden an zu viele Empfänger versandt, weil der Absender sich nicht sicher ist, wen er fragen soll.
4. Zu viele und überflüssige Empfänger in 'CC' oder 'BCC'.
5. Es gibt Menschen, die jedem erzählen müssen, was sie alles geleistet haben.
6. Einladungen zu Events, die einen nicht interessieren.
7. Die Nutzung interner E-Mails für persönliche Zwecke, z.B. um ein Auto zu verkaufen.

Ein weiteres Problem ist, dass Mitarbeiter oft E-Mails schreiben, wenn eigentlich ein Anruf oder Meeting nötig wäre. Sie schreiben einen halben Roman und erwarten eine ebenso lange Antwort. E-Mails sind nicht recht für den Dialog geeignet.

Ein drittes Problem sind Leute, die sich schlecht ausdrücken, so dass oft mehrere E-Mail-Wechsel nötig sind, um herauszufinden, worum es eigentlich geht.

Es existieren auch tiefgreifendere Probleme. In einigen Organisationen sind E-Mails ein Ersatz für Arbeit geworden. Angestellte reichen sich den “Schwarzen Peter” weiter, wenn Aufgaben über E-Mail vergeben werden, anstatt dass einer die Arbeit einfach erledigt. Das ist auch der Grund, warum Unternehmen, die in Echtzeit agieren, wie z.B. Produktionsstätten, in der Werkhalle nicht mit E-Mail arbeiten. Arbeiter lesen dort keine E-Mails. Sie arbeiten.

Es gibt Angestellte, die lieber zwanghaft E-Mails beantworten als ernsthaft zu arbeiten. Für wichtige Arbeit benötigt man Konzentration, Aufmerksamkeit und Überlegung. Auf einen Bildschirm zu starren, für den Fall, dass der Chef einen braucht, gefällt vielleicht dem Chef; aber es erledigt keine Arbeit. Tatsächlich sind hauptsächlich Manager mit für dieses Problem verantwortlich. Sie unterbrechen die Angestellten ständig. Sie belohnen Angestellte, wenn sie schnell antworten. In vielen Unternehmen ist es inzwischen wichtiger, der Geschäftsleitung schnell zu antworten als Arbeit zu erledigen. Auf diese Art kommt man beruflich viel schneller weiter. Angestellte, die konzentriert über den Schreibtisch gebeugt arbeiten, werden mitunter für ihren Mangel an Vernetzung kritisiert.

PAC hat einige Empfehlungen, die jedem Unternehmen helfen werden, das “E-Mail Monster” in ihrer Mitte anzugreifen.

1. Achten Sie auf Produktivität. Belohnen Sie die Angestellten, die tatsächlich arbeiten und nicht die, die schnell antworten. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen versteht, wie Arbeit erledigt wird – und wer sie gut macht. Lassen Sie sich nicht von Angestellten täuschen, die E-Mails um 21:30 Uhr beantworten, sie könnten das genauso von einer Bar aus tun.

2. Stellen Sie sicher, dass die Leute wissen, was sie tun müssen. Qualifizierte, sachkundige Angestellte können bei soliden Geschäftsprozessen und klaren Regeln arbeiten, ohne sich ständig gegenseitig zu stören.

3. Gestalten Sie Ihre Meetings produktiver und stellen Sie sicher, dass die Leute letztendlich klare Aufgaben erhalten. Machen Sie deutlich, wer was erledigen muss und erklären Sie, dass Aufgaben nicht getauscht werden können.

4. Bringen Sie Ihre Manager dazu, damit aufzuhören, den Angestellten ununterbrochen Fragen zu stellen. Manager sollten die benötigten Informationen durch den Business-Prozess erhalten. Die Angestellten wegen eines Management Reports von der Arbeit abzuhalten ist schlecht für das Geschäft und erzeugt unnötigen E-Mail Verkehr. Entwerfen Sie ein umfassendes Management Information System, implementieren Sie es und halten Sie sich daran. Vermeiden Sie Ad-hoc Informationen. Sie sind meistens sowieso falsch.

5. Unterstützen Sie Ihre mobilen Mitarbeiter. Sie müssen besser geschult sein, brauchen klar definierte Prozesse und Ziele sowie regelmäßige offizielle Meetings, wie z.B. Performance Management Reviews. All dies wird einer Flut von E-Mail-Anfragen nach Hilfe, Rat und Daten vorbeugen.

6. Nutzen Sie Knowledge Management effizient. Legen Sie alles, was die Mitarbeiter wissen müssen, an eine leicht zugängliche Stelle. Strukturieren Sie die Informationen richtig. Halten Sie die Informationen aktuell. Erstellen Sie einwandfreie Bedienungsanleitungen für Systeme, Applikationen und Prozesse. Versuchen Sie, die Angestellten davon abzuhalten, sich gegenseitig zu schulen.

7. Werden Sie eine „Lernumgebung“. Machen Sie Ihre Mitarbeiter zu Experten auf ihrem Gebiet. Dann werden sie nicht mailen, sondern arbeiten. Und wenn sie mailen müssen, stellen Sie sicher, dass sie ihre Mails kurz, präzise und prägnant schreiben. Kurze Sätze sind am besten. Erwarten Sie von den Leuten, dass sie klar ausdrücken, was sie wollen, warum sie es wollen und wann.

8. Setzen Sie Regeln in Bezug auf die Verwendung von 'CC'. Halten Sie Ihre Mitarbeiter an, keine Standard-Verteilerlisten zu verwenden und beziehen Sie die Manager darin mit ein. Schränken Sie den Zugang zu Verteilerlisten ein. Erklären Sie Ihren Angestellten, dass eine Person für ein bestimmtes Thema zuständig ist und dass deren E-Mails nicht weitergeleitet werden sollen, weil die Kollegen die Mails wahrscheinlich schon erhalten haben.

Jetzt, wo wir das alles aufgeschrieben haben, sieht es aus wie ein Rezept für ein erfolgreiches Unternehmen. Man könnte den Bezug zu E-Mails überall löschen und der Text sähe aus wie ein Management-Ratgeber. Daraus könnten wir ableiten, dass E-Mail an sich gar nicht das Problem ist. Es ist ein Symptom einer tiefer liegenden Malaise. Demzufolge lautet unser Rat an Thierry Breton und alle Führungskräfte, die etwas bezüglich des E-Mail-Problems unternehmen wollen: blicken Sie hinter die Kommunikationsform auf die Kommunikation an sich und fragen Sie sich 'wie können wir die Produktivität besser managen?' Finden Sie anschließend heraus, wie sie miteinander kommunizieren.