Von Frank Niemann
Unter anderem der Modernisierungsdruck veranlasst Unternehmen, in neue Business-Applikationen zu investieren. Das Lösungsangebot ist so vielfältig wie die Versprechen der Hersteller, die neuerdings auch mit Begriffen wie Cloud Computing und Mobilität um sich werfen. Unternehmen sollten jedoch einen kühlen Kopf bewahren und die Lösungen am Markt ganz nüchtern bewerten.

Es gibt nur noch sehr wenige Firmen, die überhaupt noch nicht über Anwendungssoftware zur Steuerung ihrer Geschäftsprozesse verfügen. Aus diesem Grund bedeutet die Neuanschaffung auch immer die Ablösung oder Ergänzung einer bestehenden Softwareausstattung.

Eine Ablösung ergibt sich häufig zwangsläufig, wenn es nicht mehr möglich ist, die Altlösung an neue Anforderungen anzupassen. Oft ist jedoch auch die fehlende Zukunftsperspektive des Systems beziehungsweise des Anbieters ausschlaggebend, wenn sich Firmen von ihrem bestehenden System trennen, und zwar im Hinblick auf Weiterentwicklung sowie Betreuung und Support.

Den richtigen Zeitpunkt finden

Eine Ablösung ist auch dann sinnvoll, wenn das Unternehmen verschiedene, schlecht integrierte Einzelsysteme nutzt, mit denen sich neue Anforderungen an Geschäftsprozesse kaum oder nur mit erheblichem Aufwand umsetzen lassen. Oft spielt hier auch die transparente Einsicht in Geschäftsdaten eine Rolle. Ein weiterer Aspekt ist der Wartungs- und Pflegeaufwand, der bei mehreren Systemen höher ist. Auch dann ist es oft sinnvoll, Einzelprogramme durch eine integrierte Geschäftsanwendung zu ersetzen.

Zum Teil resultieren Ablösungen jedoch auch aus strategischen Entscheidungen, etwa nach der Übernahme oder Fusion eines Unternehmens. Der Zeitpunkt der Ablösung hängt unter anderem von dem Termin ab, ab dem beispielsweise die Rechnungslegung im neuen System stattfinden soll, wie etwa zu Beginn des neuen Fiskaljahres. Entsprechend viel zeitlicher Vorlauf muss eingeplant werden.

Gesamtbetrachtung ist wichtig

Bei der Auswahl einer Business-Software sehen sich Firmen einerseits mit einer Fülle an Angeboten konfrontiert, andererseits ist durch das Internet die Verfügbarkeit an Informationen über Produkte und deren Hersteller nahezu unbegrenzt. Wichtig ist bei der Auswahl immer eine Gesamtbetrachtung, dass heißt, nicht nur auf die Funktionen einer Software, die Benutzeroberfläche und den Preis zu achten, sondern auch auf die Eignung des Anbieters, die Anforderungen im Sinne des Unternehmens umzusetzen. Weitere Kriterien sind:

• Funktionalität: Das System sollte die Anforderungen möglichst im Standard erfüllen können, wobei gewährleistet sein sollte, dass auch diese Standardeigenschaften noch angepasst werden können (ohne Modifikation). An Funktionen mangelt es den Systemen meistens nicht, wohl aber an der Agilität, die es erlaubt, Veränderungen in kurzer Zeit und zu überschaubaren Kosten umzusetzen. Wichtig ist ferner, ob die Funktionen über eine gemeinsame Architektur bereitgestellt werden oder ob hierfür unterschiedliche Komponenten und Ablaufumgebungen kombiniert werden.
• Integrierbarkeit: Technisch lassen sich die meisten Integrationsanforderungen heutzutage lösen. Wichtig ist jedoch, wie viel Aufwand dafür zu leisten ist. Hier können im Projekt erhebliche Kosten entstehen. Die Integration umfasst bestehende Software, Lösungen bei Geschäftspartnern und Web-Dienste, aber auch Endgeräte wie etwa Smartphones. Wichtig ist hier nicht nur ein Arsenal an Schnittstellen, sondern auch Funktionen, die es erlauben, die unterschiedlichen Verbindungen zu verwalten und anzupassen.
• Internationalität: Sollen Geschäftsprozesse auch für ausländische Niederlassungen bereitgestellt werden, genügt es nicht, dass die Software unterschiedliche Sprachen im Menü unterstützt. Auch die Abbildung unterschiedlicher Steuersysteme, gesetzliche Vorschriften („Compliance“) und Rechnungslegungen sowie der Support in der jeweiligen Landessprache zählen dazu. Außerdem muss das System dann in der Lage sein, Geschäftsdaten, etwa Stücklisten und Artikelstämme, in der jeweiligen Sprache abzubilden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt betrifft das effiziente Management von Geschäftsprozessen innerhalb einer internationalen Firmengruppe. Wer Prozesse international steuern muss, wird mit einem System, dass nur für die Steuerung eines einzelnen Unternehmens konzipiert ist, sehr wahrscheinlich nur wenig Freude haben. Mittlerweile gibt es einige Softwarelösungen, die für die internationale Prozesssteuerung ausgelegt sind.

Letztlich muss aber auch der Hersteller, beziehungsweise Einführungspartner, in der Lage sein, ein internationales Projekt sowohl technisch als auch organisatorisch zu stemmen. Hier sind praktische Erfahrung sowie die Kenntnis über das jeweilige Land wichtig. Eine Vereinheitlichung von Prozessen innerhalb einer internationalen Organisation führt fast immer zu Diskussionen und möglicherweise auch Widerständen.

• Technologieplattform: Wichtig ist, ob es sich um eine moderne, anpassungsfähige Architektur handelt. Welche Technologie (Java oder Microsoft Dotnet) zugrunde liegt, ist aus Sicht des Anwenderunternehmens dabei nicht so entscheidend.

Hardware-Plattformen haben auf die Business-Software an sich kaum Einfluss, da es nur noch ganz wenige Softwarelösungen gibt, die nur auf einer bestimmten Hardware betrieben werden können. Eher spielt der Ressourcenbedarf der Software ein Rolle, der letztlich den aktuellen sowie zukünftigen Hardware-Bedarf bestimmt.

Manche Hersteller bieten ein Komplettsystem bestehend aus Anwendungssoftware, Datenbank, Betriebssystem und Hardware-Plattform sowie Beratungsdienstleistungen an. Diese Kombination kann aus finanzieller Sicht für Firmen attraktiv sein, die ohnehin eine neue Ausstattung für das neue Softwaresystem benötigen.

Wann sind Eigenentwicklungen sinnvoll?

Das Angebot an Standardsoftware ist mittlerweile riesig. Sinnvoll sind Eigenentwicklungen daher nur noch dann, wenn es darum geht, dem Unternehmen einen gewaltigen Wettbewerbsvorsprung zu verschaffen. Allerdings muss beachtet werden, dass diese Lösung nicht nur entwickelt, sondern auch gepflegt werden muss (Folgekosten!). Sinnvoller ist es, möglichst viele Anforderungen über Standardfunktionen abzudecken und die Eigenentwicklung auf der Grundlage der Anwendungsentwicklungsumgebung des Softwaresystems vorzunehmen. Moderne Softwarelösungen bieten hier entsprechende Werkzeuge, die eine Entwicklung ohne Programmierung erlauben.

Cloud Computing / Software as a Service

Generell spricht wenig dagegen, eine Softwarelösung aus der Public Cloud zu beziehen, wenn diese die Anforderungen des Unternehmens abdecken. Da die technische Implementierung gering ist oder praktisch entfällt, können Cloud-Lösungen schnell eingeführt werden. Allerdings muss auch erwähnt werden, dass es zumindest im Bereich integrierter Business-Software aus der Cloud bisher noch wenig Erfahrungswerte gibt.

Mittlerweile ist es möglich, bestehende Systeme mit Cloud-Lösungen zu integrieren, so dass Cloud-Services für bestimmte Aufgabenbereiche wie Kunden-Management (CRM) oder Beschaffung/Lieferantensteuerung (Supplier Relationship Management) genutzt werden können, während zum Beispiel die Buchhaltungs- und Fertigungssysteme im Unternehmen verbleiben.

Unternehmen sollten prüfen, was Cloud-Lösungen über einen Zeitraum von beispielsweise 5 Jahren kosten. Gegenüberstellen muss man dabei auch die zum Betrieb einer Lösung im eigenen Hause erforderliche Hardware inklusive Backup, etc. sowie das Betriebspersonal.

Cloud sollte man nicht mit „billig“ gleichsetzen, denn die Lösungen müssen nicht per se immer günstiger sein als traditionelle Softwareprodukte. Firmen sollten Cloud-Lösungen ganz nüchtern als eine Option betrachten und bewerten. Zur Bewertung zählt natürlich auch, wer hinter dem Cloud-Angebot steckt und ob der Lieferant beziehungsweise der Rechenzentrumsbetreiber als vertrauenswürdig gilt und die Lösung gemäß der für den Kunden geltenden gesetzlichen Bestimmungen (Datenschutz, etc.) bereitstellen kann. Unter anderem geben Zertifikate darüber Auskunft.

Integrierte Suite oder Best of breed?

Tendenziell sind beispielsweise ERP-Suiten besser dafür ausgelegt, Prozesse durchgängig zu steuern, was nicht heißt, dass jede Suite diese Kunst auch wirklich komplett beherrscht. Die erwähnte Durchgängigkeit ist in einer Best-of-breed-Umgebung nicht in diesem Maße gewährleistet, sie lässt sich aber durchaus realisieren.

Neben der Durchgängigkeit der Prozesse muss aber auch beachtet werden, wie hoch der Pflegeaufwand für eine Best-of-breed-Umgebung ist. Der Mittelstand muss sich fragen, auf wie viel Komplexität er sich einlassen möchte.

Best-of-breed-Umgebungen entstehen oft, weil Firmen bestehende Lösungen beibehalten wollen, für bestimmte Aufgaben und Prozesse aber eine andere Lösung anschaffen.

Mobilität

Ein mobiler Zugriff auf Daten ist bereits heute oft schon gefordert und wird in Zukunft noch deutlich mehr nachgefragt werden. Wer nach einer Business Software Ausschau hält, sollte daher prüfen, wie gut diese auf mobile Anwender vorbereitet ist. Neben der Möglichkeit, über mobile Geräte auf Daten und Funktionen zuzugreifen, zählen dazu auch die Benutzerverwaltung und Sicherheit.

Investitionssicherheit

Grundsätzlich gilt, Investitionssicherheit können nicht nur die Branchenriesen oder Marktführer bieten. Zu den Kriterien zählt neben den betriebswirtschaftlichen Kennzahlen des Softwarehauses auch, ob der Hersteller bereits ein modernes System vorweisen kann oder noch mit einem Altsystem unterwegs ist. Zudem muss ein Anbieter einen längerfristigen Produktfahrplan aufzeigen können. Nichts verunsichert Anwender mehr als Unklarheiten über die Zukunft einer Softwaretechnik inklusive Wartung und Support.

Investitionssicherheit hat auch immer eine individuelle Komponente: Dazu zählt, ob das System auch künftig den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens genügen kann: Möglichkeiten für Erweiterungen in Sachen Funktionsumfang und Internationalisierung, Web-Fähigkeit sowie Unterstützung mobiler Anwender. Das Softwaresystem muss mitwachsen können, denn man kann es schließlich nicht so einfach wechseln wie ein Paar Schuhe.