Von Christoph Witte

IT-Entscheider gelten nicht gerade als die erfolgreichsten Kommunikatoren. Im Gegenteil: Ihnen wird vorgeworfen, in technischem Kauderwelsch über Dinge zu erzählen, die außerhalb der IT niemand versteht und wahrscheinlich auch niemand verstehen will. Obwohl das in vielen Unternehmen längst nicht mehr gilt, hält sich das Gerücht hartnäckig. Hier einige Tipps, wie sich als IT-Verantwortlicher erfolgreich kommunizieren lässt.

Wer kommuniziert, sollte sich vor allem über zwei Dinge im Klaren sein: Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Der Sender einer Botschaft ist dabei immer auch der Empfänger der Reaktion, sprich, in der direkten Rede und Widerrede wechseln die Rollen ständig. Auch in der modernen, über Medien vermittelten Kommunikation – beispielsweise bei E-Mail, Chat oder Social Media – findet ein ständiger Rollenwechsel zwischen dem Sender und Empfänger statt. Der zweite kommunikative Grundsatz, der immer beachtet werden sollte, lautet: Wenn der Empfänger die Botschaft nicht versteht, trägt der Sendende die Schuld. Wer diese Voraussetzungen beherzigt, kommt theoretisch schon ziemlich weit im „gemeinsamen Erzeugen von Sinn“. Dieser Ausspruch stammt übrigens vom Kommunikationsforscher Wolfgang R. Langebucher, der in den 80er Jahren als Professor für Kommunikationswissenschaften an der Universität in München gelehrt hat.

Das zu beherzigen klingt einfach, ist aber gerade für IT-Verantwortliche mitunter kompliziert, weil sie praktisch immer komplexe Inhalte kommunizieren wollen, die nicht immer leicht zu verstehen oder nachzuvollziehen sind. Außerdem kommunizieren IT-Verantwortliche mit sehr unterschiedlichen Zielgruppen, die verschiedene Interessen vertreten. Mit dem IT-Team ist anders zu sprechen als mit den betroffenen Mitarbeitern in der Fachabteilung und mit Mitgliedern des Top-Managements; um vor diesen Ausgaben und Projekte zu rechtfertigen, spricht ein CIO am besten die Sprache des Business und nicht die der IT.

Obwohl die Sache mit der Kommunikation also gerade für IT-Verantwortliche auch Dank ihres Themas schwierig ist, verwenden sie bis über 70 Prozent ihrer Arbeitszeit auf diese Aufgabe. Die folgenden Tipps verstehen sich keineswegs als ausreichendes Brevier für erfolgreiche Kommunikation, aber sie können helfen, sich an die wesentlichen Dinge zu erinnern, wenn man als CIO oder IT-Verantwortlicher vor einer wichtigen Kommunikationsaufgabe steht.

1. Machen Sie sich bewusst, welches Ziel Sie verfolgen und welche „Botschaft“ sie verbreiten wollen.
2. Holen Sie Ihren Gesprächs- bzw. Kommunikationspartner ab – richten Sie die Kommunikation an den Interessen, Sprachgepflogenheiten und Bedenken Ihres Gegenübers aus.
3. Wählen Sie eine Form der Kommunikation, die Ihnen entspricht, seien Sie authentisch – wenn Sie ein eher zurückhaltender Typ sind, dann nimmt Ihnen ein Auftritt als „Marktschreier“ niemand ab. Achten Sie bei der Form auf die Unternehmenskultur.
4. Kommunikation muss aktiv betrieben werden – wenn Sie nur auf Anfrage „berichten“, bekommen Sie sehr schnell ein Glaubwürdigkeitsproblem. Kommunikation muss integraler Bestandteil der Arbeit sein. Gleichgültig, ob es um Projekte, Betrieb oder Innovation geht. Begleitend sollte immer eine Kommunikationsstrategie aufgebaut werden.
5. Kommunikation sollte kontinuierlich sein – Zu Beginn eines Vorhabens darüber zu sprechen und es zu präsentieren ist sicher richtig. Allerdings liegt die Kunst erfolgreicher Kommunikation darin, die Aufmerksamkeit der Gesprächspartner und Betroffenen zu behalten. Das bedeutet, kontinuierlich zu kommunizieren. Einmal pro Monat einen IT-Newsletter ins Intranet zu stellen, reicht bei Weitem nicht aus.
6. Beteiligen Sie Ihr kommunikatives Gegenüber – größtes Verständnis lässt sich immer dann erzeugen, wenn man seine Gesprächspartner direkt involviert, sie auffordert Feedback zu geben, oder ihnen anbietet, sie direkt am Projekt mitarbeiten zu lassen.
7. Kommunikation hat nichts Geheimnisvolles, braucht aber einen hohen Kümmerfaktor – als IT-Verantwortlicher kommunizieren Sie fast den ganzen Tag mit unterschiedlichsten Zielgruppen zu verschiedenen Themen. Wie gesagt, mehr als 70 Prozent Ihres Arbeitstages verbringen Sie mit dieser Tätigkeit. Diesen Hauptbestandteil Ihrer Arbeit sollten Sie nicht auf die leichte Schulter nehmen.
8. Gemeinsam Sinn erzeugen – nicht vergessen, es geht nicht darum, Recht zu behalten, sondern immer nur darum, verstanden zu werden, dann erst ist Kommunikation erfolgreich und ergibt Sinn.