Die Deutsche Post AG ist angetreten, den klassischen Brief ins digitale Zeitalter zu überführen. Das neue, ab Mitte des Jahres verfügbare Produkt mit dem Arbeitstitel „Brief im Internet“ ist weit mehr als die Absicherung des E-Mail-Verkehrs per Postident-Verfahren. Zusammen mit den geplanten Zusatzdiensten erlaubt der Internet-Brief Unternehmen die Digitalisierung und Teilautomatisierung mehrerer Prozesse in der Postverarbeitung, im Rechnungs- und Bestellwesen. Außerdem stellt er den bisher stärksten Versuch der Post dar, die rückläufigen Einnahmen aus dem klassischen Briefgeschäft durch neue Erlösquellen zu ersetzen.

Kommunikationstechnisch hat die Post ihrem „Internet-Brief“ keinen guten Dienst erwiesen. Praktisch alle Medien konzentrierten sich auf den Sicherheitsaspekt „sichere Mail ohne Spam“. Die Vorteile für Unternehmen – beispielsweise der Verzicht auf den körperlichen Versand von Rechnungen – wurden erst – und da auch nur teilweise – anlässlich der Vorstellung des Produkts auf der diesjährigen CeBIT kommuniziert. Zu diesem Zeitpunkt hatten viele CIOs das Produkt schon unter „sichere E-Mail“ abgelegt und waren nicht mehr sonderlich interessiert. Tatsächlich kann der Internet-Brief aber mehr.

Der Nutzer registriert sich für den Service per Postident-Verfahren durch Vorlage seines Personalausweises und Unterschrift, bekommt daraufhin eine Benutzerkennung und ein Passwort. Das funktioniert ähnlich wie die Anmeldung zum Online-Banking. Damit meldet er sich beim Online-Portal der Post an. Bevor er allerdings im Portal aktiv werden kann, muss er eine Tan eingeben, die ihm per SMS auf sein Handy geschickt wird. So ist die Kommunikation dreifach abgesichert. Per Postident-Verfahren, durch die Tan und durch die Verschlüsselung der elektronischen Kommunikation selbst. So kann er – eine Online-Verbindung vorausgesetzt – von jedem Rechner oder Internet-Terminal der Welt, Internet-Briefe versenden und empfangen und zwar auch per elektronischem Einschreiben mit Rückschein.

Abb. 1. Der Brief im Internet ist dreifach abgesichert: durch Postident-Verfahren, Handy-Tan und durch die Verschlüsselung der Daten selbst. Der große Vorteil des Services ist die hybride Zustellung. Für nicht registrierte Versender/Empfänger bietet die Post Scan-Services beziehungsweise Druck- und Zustellungsservices an. (Quelle: Deutsche Post AG)

Den Informationen der Post zufolge lassen sich in den über das Portal zur Verfügung gestellten, einfach zu bedienenden Mail-Client auch „normale“ E-Mail-Konten integrieren, sodass der Nutzer auf Wunsch ausschließlich mit dem Internet-Brief-Client arbeiten kann. Ob sich umgekehrt der Zugang über das Portal auch in andere gängige E-Mail-Client-Software, etwa als gesondertes E-Mail-Konto, integrieren lässt, steht noch nicht fest.

Die gesamte Kommunikation inklusive der über das Portal versendeten Dokumente genügt den Anforderungen der qualifizierten elektronischen Signatur, ohne dass sich der Nutzer noch einmal gesondert dafür registrieren oder zusätzliche Software und Hardware erwerben müsste. Alle Onlinebriefe, die im System abgelegt und versendet werden, sind mit einem elektronischen Portalschlüssel codiert. Darüber hinaus kann laut Post jeder Nutzer mit der Option „vertraulich“ eine zusätzliche private Verschlüsselung für seine Onlinebriefe vornehmen lassen, wenn er selbst und auch der Empfänger über ein entsprechendes Zertifikat verfügt. Hierfür muss ein persönliches Zertifikat im Onlinebrief-Portal angefordert werden, das vom Trustcenter Signtrust der Deutschen Post ausgestellt wird. Dieses Zertifikat beinhaltet den öffentlichen elektronischen Schlüssel des Nutzers. Dieser Schlüssel wird im Onlinebrief-Portal unter dem Profil des Nutzers als Zertifikat abgelegt. Der öffentliche Schlüssel des Nutzers ist darüber hinaus für alle Nutzer im öffentlichen Adressverzeichnis des Portals einsehbar, während der private Schlüssel per Passwort verschlüsselt sicher im System abgelegt wird.

Der Internet-Brief genügt auch dann, wenn Absprachen vertraglich vereinbart „der Schriftform bedürfen“. Das heißt, auf diesem Wege versendete Vertragsänderungen oder -kündigungen sind rechtsverbindlich. Wenn ein Empfänger nicht beim Internet-Brief registriert ist, wird der Brief inklusive der eventuell angehängten Dokumente von der Post ausgedruckt, kuvertiert und auf dem konventionellen Postweg zugestellt. In einer weiteren Ausbaustufe bietet der gelbe Riese künftig auch eine sichere Archivierung (Datensafe) der über diesen Weg abgewickelten Kommunikation an.

Darüber, welche Kosten für die Anmeldung an das Portal und seine Nutzung für den Anwender anfallen, macht die Post bisher keine Angaben. Allerdings dürften Unternehmen, die sich dem Internet-Brief-Verfahren anschließen, großes Interesse an der Registrierung ihrer Kunden haben und deshalb mit kostenlosen Registrierungsmöglichkeiten werben oder zumindest eine zeitlich begrenzte Kostenfreiheit garantieren.

Unternehmenskunden stellt die Post dagegen ein Gateway zur Verfügung, über das die eigentliche Kommunikation mit dem Post-Portal geregelt wird (siehe Grafik 2). Dieses Gateway verlangt stets eine gegenseitige Authentifizierung und Autorisierung von Unternehmen oder Verwaltungen und dem Onlinebrief-System, um sowohl den Empfang als auch den Versand von Onlinebriefen abzusichern. Der ein- und ausgehende Schriftverkehr kann Angaben der Post zufolge wie bisher über die vorhandenen Mail-Systeme abgewickelt und von dort automatisch mit dem Onlinebrief-System verbunden werden. Das System stellt zusätzlich eine weitere Schnittstelle für hochvolumige Outbound-Kommunikation bereit, wenn Unternehmen zentral Regelkommunikation betreiben oder Mitteilungen in großen Volumina versenden müssen. Die Nutzung von E-Mail und Fax ist wie gewohnt möglich.

Für den Fall, dass Adressaten nicht für das Internet-Brief-Verfahren registriert sind, übernimmt die Post auch hier das Drucken und die konventionelle Zustellung des Briefes an die Adressaten. Umgekehrt übernimmt der Service-Anbieter das Scannen herkömmlich an das Unternehmen versendeter Briefe und stellt sie per Internet-Brief zu. Das befreit die Unternehmen von Medienbrüchen und macht die interne Verarbeitung der Eingangspost erheblich einfacher.

Leider gibt die Post noch keine Preisinformationen heraus, so das noch nicht berechnet werden kann, wie viel Unternehmen sparen können, wenn Sie ihre Eingangspost-Verarbeitung und Scan-Straßen zumindest teilweise durch diesen Service entlasten können.
Für Behörden stellte die Post bereits während der CeBIT das Konzept der E-Poststelle vor, mit dem sich der Internet-Brief in die IT-Landschaften der Verwaltungen integrieren lässt. Ähnliches wird die Post gemeinsam mit Partnern auch für Unternehmen anbieten. So sieht die E-Poststelle Schnittstellen zu Dokumentenmanagement-, E-Mail-, Fax- und Workflowsystemen vor. Damit kann die über den Internet-Brief eingehende Post ohne Medienbrüche von den Backend-Systemen der Unternehmen verarbeitet werden.

Abb. 2. Unternehmen können den digitalen Brief der Post in ihre vorhandene Infrastruktur integrieren. Ein Gateway sorgt für die Kommunikation zwischen Unternehmens-IT und dem Online-Brief-System des gelben Riesen (Quelle: Deutsche Post AG)

Wohin die Internet-Brief-Reise für Unternehmen gehen könnte, zeigen die bisherigen Kooperationen, die die Post zur CeBIT angekündigt hat:

• Ab Sommer 2010 nimmt LOTTO Hessen Spielaufträge via Onlinebrief an. Damit können vorregistrierte Nutzer per Computer am Lotterieangebot LOTTO 6aus49 der hessischen Gesellschaft teilnehmen. Im Onlinebriefportal der Deutschen Post gelangen die bereits registrierten Nutzer über einen Link zur elektronischen Maske des Lottoscheins. Der Link ist ausschließlich für in Hessen wohnhafte Onlinebrief-Nutzer sichtbar. Nach der von LOTTO Hessen bestätigten Registrierung schaltet die Deutsche Post den Nutzer für die Spielscheinübermittlung frei. Der Spieler sendet den Spielauftrag als Onlinebrief an LOTTO Hessen. Nach der internen Bearbeitung durch LOTTO Hessen erhält er eine Spielquittung – ebenfalls per Onlinebrief –, mit der die Spielteilnahme bestätigt und damit erst möglich wird. Der Spieleinsatz wird über ein persönliches Pre-Paid-Konto des Nutzers bezahlt. Die Auszahlung findet über die reguläre Bankverbindung des Kunden statt.

• Die Deka Bank ist der zentrale Asset-Manager der Sparkassen-Finanzgruppe. Der Brief im Internet soll insbesondere für die Kundeninformationen im Rahmen des Depotgeschäftes genutzt werden. Diese Depot-Informationen wurden bisher konventionell versendet.

• Die Zurich Gruppe Deutschland wird den Brief im Internet nutzen, um die externe und interne Kommunikation abzuwickeln. Auf diese Weise will sie eine einheitliche elektronische Schriftkommunikation zur Verfügung zu stellen.

• Mit dem ADAC will die Post neue Geschäftsmodelle auf Basis des Internet-Briefs entwickeln. Gedacht sind Anwendungen, die den Verbraucherschutz beim Autokauf stärken oder die Sicherheit bei Mitfahrtzentralen erhöhen.

Mit dem Brief im Internet geht die Post einen entschiedenen Schritt, um die klassische Schriftkommunikation ins digitale Zeitalter zu überführen. Vor allem folgende Faktoren differenzieren den geplanten Service: Das hybride Zustellverfahren macht es nicht zwingend erforderlich, dass beide, Versender und Empfänger, an das System angeschlossen sind. So können Schriftstücke medienbruchfrei versendet und empfangen werden, was die weitere digitale Verarbeitung problemlos möglich macht. Es ist leicht vorstellbar, dass sich auf Basis dieses sicheren, digitalen Services, der den Erfordernissen der Schriftform genügt, weitere Zusatzdienste etablieren wie elektronische Rechnungsstellung, Mahnwesen, Click and Buy und anderes. Das konnten Unternehmen zwar teilweise bisher auch schon, aber der Brief im Internet ermöglicht es, diese Funktionen als Service einzukaufen. Der Aufbau einer eigenen Infrastruktur ist nicht notwendig. Die Unternehmen, die bereits eigene Infrastrukturen für die Digitalisierung ihrer papierbasierten Workflows aufgebaut haben, können durch diese den neuen Service entlasten. Die Vermeidung von Medienbrüchen dürfte die Prozesskosten der Unternehmen erheblich senken. Das gilt für die Kommunikation mit dem Endkunden, aber auch für die Kommunikation mit anderen Unternehmen.

Allerdings sollte die Deutsche Post AG ihre Informationspolitik schleunigst ändern. Unternehmen, die diese neuen Services nutzen wollen, brauchen Zeit, sich darauf einzustellen und Prozesse sowie Workflows anzupassen. Außerdem brauchen sie Zeit für die Integration in ihre IT. Darüber hinaus müssten sie sich Kampagnen überlegen, wie sie ihre Endkunden von einer Registrierung beim Brief im Internet überzeugen können. Solange aber niemand weiß, welche Gebühren die Post für die neuen Services erhebt und wie sie die unterschiedlichen Services paketiert, können die Unternehmen nicht planen.

Viele IT-Verantwortliche in den Unternehmen haben aufgrund der bisherigen Kommunikation der Post ohnehin dem Brief im Internet schon das Etikett „sichere E-Mail“ aufgedrückt und die Post hat das Potenzial ihres Services für die Prozessverschlankung nicht deutlich genug herausgearbeitet. Wenn Sie jetzt auch noch mit technischen Details und Preisinformationen hinterm Berg hält, verspielt sie selbst eine große Chance, ihr bröckelndes klassisches Briefgeschäft (70 Millionen Briefe pro Tag) durch einen neuen, massentauglichen digitalen Service zu ergänzen und langfristig sogar zu ersetzen.