Autor: Christoph Witte

Communication und Collaboration Services bergen als Software as a Service und als Cloud Service enormes Potenzial. Zum einen können Provider diese Standardprodukte sehr viel preiswerter anbieten als Inhouse-IT-Abteilungen. Zum anderen lassen sich diese Services in welcher Weise sie auch immer gehostet werden, effizienter administrieren und von den verschiedensten Endgeräten standortunabhängig leichter zugänglich machen.

Je weniger IT Services standardisiert sind, je stärker sie auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten sind, desto schwerer (und teurer) lassen sie sich auslagern. Deshalb eignen sie sich für einige Delivery-Modelle nicht. Als Managed Services, Software as a Service und immer häufiger in der Cloud finden sich deshalb Services, die einen hohen Standardisierungsgrad aufweisen und die von möglichst vielen Unternehmen gleich oder doch zumindest sehr ähnlich genutzt werden. Zum einen lassen sie sich von Providern im Massengeschäft (one to many) gewinnbringend anbieten und zum anderen senken sie die Kosten auf Anwenderseite teilweise erheblich.

Zu diesen stark standardisierten Services zählen in jedem Fall E-Mail, Instant Messaging, Kalender und andere Groupware-Funktionalitäten sowie Collaboration-Suiten bzw. -Tools. Collaboration umfasst dabei die Aspekte Kommunikation, Koordination, Kooperation, Dokumentenmanagement und last but not least Information Sharing. In die Kategorien Kommmunikation und Koordination fallen Services wie E-Mail, Instant Messaging, Web Conferencing, Kalenderverwaltung und Projektmanagement; im Bereich Kooperation sind Funktionen gefragt wie Desktop-Sharing oder Online Whiteboards. Wikis, Blogs, Diskussionsforen und weitere sogenannte Web 2.0 Tools sorgen dafür, dass Dokumentenmanagement und Information Sharing ebenfalls berücksichtigt werden können.

Neben verschiedenen, teilweise aus dem Opensource-Umfeld sowie der Dokumenten- und Content-Management-Szene stammenden Produkten, die einzelne Collaboration-Aspekte abdecken, scheinen zurzeit die Suiten der Hersteller Cisco (Enterprise Collaboration Plattform), IBM (Lotus Quickr), Microsoft (Sharepoint) und eingeschränkt auch Oracle (Beehive) die komplettesten Collaboration-Toolsammlungen zu bieten. Die bereitgestellten Funktionen und Services erfreuen sich auch in deutschen Unternehmen zunehmender Beliebtheit, wie das Analystenhaus Berlecon aus Berlin herausgefunden hat (siehe Grafik 1).

Online oder als SaaS bietet Microsoft BPOS und IBM Lotus Live an. Cisco bietet das Webconferencing Tool Webex und E-Mail im Online-Verfahren an. Zum Teil liegen die Preise für diese Collaboration Services unter zehn Euro pro Monat.

Allerdings sollte eine weitere Macht im Collaboration-Markt nicht vergessen werden, die einiges anders macht als die anderen bekannten Protagonisten. Sie bietet zwar keine komplette Suite, aber einige kostenlose Produkte, die sich auch in Unternehmen hervorragend einsetzen lassen und die bereits in der Cloud residieren. Mit Mail, Kalender, Docs und Tabellen, Wave und Sites bietet Google wesentliche Collaboration-Funktionen an, die hinreichend integriert sind. Natürlich haften an den Google-Tools gleich zwei Makel: Die Werbefinanzierung, die es Google geboten erscheinen lässt, die Kommunikation seiner Nutzer auf werbeträchtige Schlagwörter hin zu durchforsten und die fehlende, beziehungsweise nicht transparente Sicherheit der in diesen Anwendungen gespeicherten Daten. Doch trotz dieser Makel und einiger funktionaler Mängel hat Google eindrucksvoll bewiesen, dass diese Funktionalitäten nicht in den Unternehmen selbst vorgehalten werden müssen, sondern auch als Cloud Service zur Verfügugung gestellt werden können.

IBM und Microsoft haben inzwischen vernünftigerweise ebenfalls mit Sharepoint Online und Moss Online sowie mit Lotus Live Engage on-demand-Lösungen zur Verfügung gestellt. Ähnliches werden TK-Service-, Dokumenten- und Content-Management-Serviceanbieter zur Verfügung stellen. Sie alle sehen schließlich das große Potenzial für Communication- und Collaboration-Produkte als Software as a Service und/oder als Cloud Service.

Am wichtigsten ist wohl, dass die Anwender es ebenfalls als sinnvoll betrachten, Collaboration-Funktionen in Form von Services über das Netz anzubieten. In einer Umfrage des Berliner Research-Unternehmens Berlecon vom Frühjahr diesen Jahres unter 100 ITK-Entscheidern gaben bereits heute knapp 30 Prozent der Befragten an, dass sie entweder bereits Kommunikationsanwendungen im SaaS-Verfahren beziehen oder es zumindest als sinnvoll erachten, diese so zu nutzen. Als Managed Service liegt die Rate der Zustimmung bereits heute bei über 40 Prozent (siehe Grafik 2). Die Zustimmung zu SaaS und Cloud für diese Nutzungszwecke wird weiter zunehmen, sobald mehr Unternehmen mit ihren Collaboration Tools so verfahren werden und sobald die Sicherheitsaspekte geklärt sind.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt für das große Potenzial von Collaboration als SaaS oder in the Cloud liegt in den Kosten. Zwar liegen über den Collaboration-Teil noch keine gesicherten Werte vor, aber eine erlaubte Analogie dürften die Unterschiede bei den E-Mail-Kosten sein. Während Anwender E-Mailboxen mit relativ kleinem Speicher im Durchschnitt zwischen fünf und sieben Euro im Monat betreiben, können die Kosten bei einem Speichervolumen von bis zu 2 Gigabyte als Cloud-Service auf unter einen Euro gesenkt werden. Und selbst dieser Preis ist für den Provider noch profitabel.

Ebenfalls ganz wesentlich bei der Frage nach dem Potenzial von Collaboration im Netz ist die Tatsache, dass Collaboration seinem Wesen nach eine Netzanwendung ist. Diese Services sollen Menschen miteinander vernetzen und gemeinsam arbeiten lassen, die nicht an einem Ort, nicht zur gleichen Zeit und nicht von den gleichen Endgeräten aus arbeiten. Was liegt da näher als diese Tools zentral im on-demand-Verfahren als SaaS oder Cloud-Service bereitzustellen. So sind die Tools einfacher administrierbar und die gespeicherten und bearbeiteten Daten ebenfalls.

Allerdings lässt sich nicht alles so einfach in die Cloud bringen oder so einfach als Service on Demand aufsetzen wie gedacht. So müssen einzelne Dienste, wenn sie ihre kollaborative Stärke ausspielen wollen, in die beim Anwender vorhandenen Verzeichnisse, Datenbanken und Anwendungen integriert werden. Die Analysten von Berlecon raten den Providern deshalb dringend diese Probleme zu lösen, weil sonst das an sich große Potenzial von Communication und Collaboration als Service sehr schnell schrumpfen könnte.